Jak vystavit fakturu k platbě od fyzického podnikatele, vzor faktury – Studio NIRIS

Za posledních 10 let práce jsme vystavili několik tisíc faktur od našeho individuálního podnikatele. Jednalo se o účty pro organizace (LLC) a pro ostatní fyzické osoby podnikatele a pro fyzické osoby.

V tomto článku jsme se pokusili pokrýt většinu standardních fakturačních úkonů. Jak vystavit fakturu:

1. Od jednotlivých podnikatelů po LLC (organizace, právnické osoby),
2. Jinému samostatnému podnikateli,
3. k jednotlivci,
4. S i bez DPH,
5. O zjednodušeném daňovém systému (USN) atd.

Zahrnuli jsme také odkazy na stažení formulářů a šablon standardních faktur. Plus jsme dodatečně diskutovali o tom, co je třeba udělat po vystavení faktury, jak připravit potvrzení o dokončení práce, potvrzení o odsouhlasení; přiložené šablony a příklady vyplňování.

Jak vypadá proces fakturace?

1. S klientem jsme se tedy dohodli na ceně a podmínkách práce nebo prodeje zboží.
2. Poté se ho zeptáme na podrobnosti. Obvykle přicházejí v této podobě:

Hotové formuláře faktur pro jednotlivé podnikatele

Pro vystavení faktury můžete použít hotové šablony. Formuláře v různých formátech, relevantní v roce 2021, jsou ke stažení níže a můžete se také podívat na ukázku vyplnění formuláře.

Formulář faktury pro platbu od fyzických osob podnikatelů ve zjednodušeném daňovém systému. Neliší se od běžné faktury bez DPH.

Tyto formuláře lze použít k ručnímu vystavení faktury.

Odhalujeme naše triky
o SEO, webových stránkách a kontextu
Zveřejňujeme kontrolní seznamy, pokyny, užitečné služby
přejděte na kanál

Když je více než 2-3 faktury za měsíc, není jejich ruční vytváření již příliš pohodlné. Prvních pár měsíců jsme se snažili, ale pak jsme začali být zmatení a našli jsme “Elbu”. Umožňuje vytvářet faktury online.

Tuto službu využíváme již 4 roky. Umožňuje vytvářet faktury a sestavy na dva kliky, konzultovat s účetní a odesílat přiznání na finanční úřad. Pokud klient-právnická osoba (LLC) požádá o vygenerování zprávy o odsouhlasení, lze to ve službě také provést několika kliknutími.

Vystavení faktury ve službě Elba

Jak vystavit fakturu od jednotlivého podnikatele LLC (organizace, právnická osoba). Ukázka vyplnění faktury od jednotlivého podnikatele za služby

Níže je uveden příklad vyplněné faktury od jednotlivého podnikatele pro LLC. Jedná se o vzor faktury za jednotlivé služby podnikatele. U zboží je to stejné a liší se pouze tím, že místo výpisu služeb používáme výpis zboží.

Všechna pole ve faktuře, která je třeba vyplnit, jsou v příkladu zvýrazněna žlutě.

Příklad vyplněné faktury

Co by měla faktura obsahovat?

1. Název dokumentu (například „Faktura č. 1“). Lifehack: Pokud jste v oboru noví, může vás zmást faktura vystavená s malým sériovým číslem. V tomto případě je docela možné použít pro číslování libovolné libovolné číslo. Například aktuální datum plus libovolné číslo – 24/09-1 nebo název klientské společnosti plus číslo – POLIGON-1.

2. Vaše údaje, včetně údajů o bankovním účtu.

3. Údaje o kupujícím, jeho údaje (stručně).

4. Názvy služeb nebo zboží a podklady pro jejich dodání. Například „Služby na základě smlouvy č. 24/09-20 ze dne 24.09.2020“, „Vývoj webu site.ru, první fáze práce“ nebo, pokud prodáváte zboží, „Většina svářečky trubek PWE 900 na základě smlouvy č. 24/09-20 ze dne 24.09.2020“.

5. Náklady, počet jednotek, celková částka.

6. Informace o DPH nebo nepřítomnosti DPH.

7. Podpis a pečeť (pokud existuje pečeť, pokud není, je možné bez pečeti).

8. Volitelné – kontakty a logo. Obejdete se bez nich, ale s nimi to vypadá solidněji

Propagujeme webové stránky se zárukou
Zvyšujeme prodeje, pozice a návštěvnost

Proces vystavení faktury právnické osobě (LLC) nebo jinému fyzickému podnikateli

Neexistuje žádný zásadní rozdíl v tom, že jednotlivý podnikatel vystavuje fakturu jinému fyzickému podnikateli nebo právnické osobě nebo organizaci (LLC). Pouze údaje o vašem klientovi se budou lišit, tj. změní se pouze pole „Kupující“.

Chcete-li vystavit fakturu, jednoduše ji vytvořte a pošlete naskenovanou kopii s podpisem a pečetí e-mailem. Faktura není primárním účetním dokladem. Potřebují jej pouze účetní k platbě a při vykazování jej nevyžadují finanční úřady. To znamená, že váš klient nebude potřebovat originál faktury – postačí naskenovaná kopie zaslaná na email. (Za 10 let naší práce jsme byli dvakrát požádáni o originální faktury. Jednalo se zřejmě o zvláště pečlivé účetní).

Jak vystavit fakturu fyzické osobě

Jedná se o stejný účet jako u právnické osoby nebo fyzického podnikatele. Rozdíl je minimální – mění se pouze pole „Kupující“.

Účet pro jednotlivce

Spolu s fakturou můžete dané osobě poslat krátký pokyn k procesu platby. Podle našich zkušeností to urychluje. A je velmi důležité, aby kupující správně vyplnil pole „Účel“ přesně tak, jak jste uvedli na faktuře.

Příklad pokynů pro jednotlivce při platbě přes Sberbank Online na účet fyzického podnikatele:

1. Přejděte do sekce „Platby“.
2. Vyberte „Platba podle podrobností“.
3. Do příslušných polí uvádíme naše DIČ, číslo běžného účtu a BIC banky příjemce (informace z našeho účtu).
4. Vyplňte pole „Částka“ a „Účel“ (z faktury).
5. Posíláme platbu.

Hotová šablona faktury pro vystavení fyzické osobě

Kdy očekávat peníze

Jakmile klient obdrží fakturu a zaplatí ji, může trvat 1–3 bankovní dny, než peníze dorazí na váš účet. Lifehack: můžete požádat klienta, aby vám po zaplacení zaslal platební fakturu. Platební příkaz je doklad potvrzující odeslání peněz. Jde o běžnou praxi, takže o platbě budete vědět dříve, než vám peníze přijdou na účet.

Co je potřeba udělat po vystavení faktury. Osvědčení o dokončení práce

Ke každé uhrazené faktuře jsou vyžadovány dvě kopie potvrzení o vyplnění – jedna pro vás a jedna pro klienta. Potřebujete jej jako důkaz, že klient dostal přesně to, za co zaplatil. Navíc si to finanční úřad může vyžádat v rámci kontroly (pokud jste však fyzická osoba, jsou takové žádosti vzácné. Za 10 let práce se nás nikdo neptal). Ale pro LLC je to povinný dokument, který se čtvrtletně hlásí finančnímu úřadu. Pokud tedy pracujete s LLC, jejich účetní si úkony určitě vyžádá. Smyslem tohoto dokumentu je, že každou platbu od klienta uzavřete dokladem, kde je uvedeno, za co platba byla a že práce byla dokončena.

Hotová šablona osvědčení o provedení prací

Stáhněte si vzor potvrzení o provedení prací.
Šablona tohoto dokumentu je velmi podobná faktuře. Pole k vyplnění jsou zvýrazněna žlutě.

Příklad vyplnění potvrzení o provedené práci

Co dělat, když spolupracujete s právnickou osobou (LLC) a její účetní požádá o zprávu o odsouhlasení

Účetní organizací (LLC) si od vás mohou jednou za čtvrtletí vyžádat jiný typ dokladu – odsouhlasovací zprávu. Odráží všechny platby, které vám společnost převedla, a také všechna potvrzení o dokončení práce, která je uzavírají.

Hotová šablona zprávy o odsouhlasení

Příklad vyplňování zprávy o odsouhlasení

Jak si usnadnit život. Online služba pro snadné vystavování faktur a úkonů

Prvních šest měsíců práce jsme každou fakturu vyplňovali ručně, poté ji vytiskli, podepsali a rozeslali klientům. Poté byly na základě faktur vytvořeny akty.

Pokud by si účetní klienta vyžádala zprávu o sesouhlasení, bylo by to o hodinu nebo dvě méně od života. Navíc, když byli více než tři klienti a přišel první velký, začaly problémy:

1. Každá faktura musí být vyplněna, vytištěna, podepsána, naskenována a odeslána.
2. Staré účty jsou ztraceny. Klient požaduje zprávu a my musíme fakturu vyhledat, zkopírovat a vložit informace do zprávy, vytisknout ji, podepsat a naskenovat.
3. Zprávy o odsouhlasení jsou nyní vyžadovány pravidelně

V důsledku toho jsme začali hledat nějakou službu, která by tento úkol zjednodušila. Nalezeno “Elba”. Co tato věc dává:

1. Fakturu lze vytvořit do 20 sekund, automaticky ji orazítkovat a podepsat a z Elby ji ihned odeslat klientovi. Není potřeba každou fakturu tisknout, podepisovat a poté skenovat. Fakturu ani nemusíte stahovat.

Snímek obrazovky formuláře pro vytvoření faktury

2. U každého klienta vidíte, jaké faktury mu byly vystaveny, můžete vytvořit sestavu pro každou platbu dvěma kliknutími a automaticky ji odeslat klientovi.

3. Zpráva o odsouhlasení se také vygeneruje dvěma kliknutími.

4. Ze služby můžete zasílat přehledy na finanční úřad, Penzijní fond atp.

A ještě jeden krok do budoucnosti: elektronická správa dokumentů

Často spolupracujeme se zákazníky z jiných měst. Z tohoto důvodu musí být originály smluv a aktů zaslány zákazníkům poštou.

Během posledních dvou let jsme začali využívat elektronickou správu dokumentů. Jedná se o službu, kde můžete podepisovat dokumenty elektronickým podpisem (flash disk nebo speciální program, který stojí několik tisíc rublů ročně).

Tyto dokumenty pak náš klient podepisuje i elektronickým podpisem a z právního hlediska jsou stejné, jako bychom je podepsali na papíře.

Ideální sada IP účetnictví tedy vypadá takto:

1. Služba Elba pro fakturaci a přípravu reportů.
2. Služba “Contour”. Tok dokumentů pro elektronické zasílání faktur, úkonů a smluv a zakoupený elektronický podpis pro elektronické podepisování dokumentů a odesílání přiznání na finanční úřad online.
3. Pro výpočet daní, zasílání přiznání a poskytování účetních konzultací využíváme službu „Button“ — jedná se o vzdálené účetní služby. Můžete se poradit s účetním a tato služba kompletně pokrývá naše účetní otázky. Hodně štěstí!