Jak připojit analogové linky k virtuální ústředně a uložit číslo

V tomto článku jsme připravili vyčerpávající odpovědi na otázky, které vyvstávají od účastníků, kteří chtějí k virtuální pobočkové ústředně Digital-Telecom připojit analogové linky s městskými čísly.

Pokyny se ukázaly být objemné, ale to jen proto, že jsme každý krok podrobně analyzovali a ilustrovali. Ve skutečnosti je vše jednodušší, než by se na první pohled mohlo zdát.

Jako příklad uveďme typickou situaci:

• Společnost X má jednu nebo dvě analogové telefonní linky s městskými čísly.
• Majitelé společnosti „X“, kteří tato čísla používají, si nepamatují, kdy byla připojena. Od té doby se však tato čísla aktivně používají jako kontaktní – byla umístěna na webových stránkách, vizitkách, v telefonních seznamech a podobně.
• Navíc stálí zákazníci společnosti „X“ jsou na tato městská čísla zvyklí.

Výsledkem je, že posloupnost čísel ve starých telefonních číslech je již vlastní společnosti „X“, je součástí její obchodní image. Proto nahrazení těchto čísel jinými, i když jsou vícekanálové a krásné, není přijatelné řešení.

Společnost X však potřebuje pobočkovou ústřednu, aby mohla nastavovat hlasové pozdravy, nahrávat hovory, používat CRM systém a tak dále. To znamená, že je nutné vyvinout řešení, ve kterém budou příchozí hovory na stávající městská telefonní čísla přijímány prostřednictvím virtuální ústředny.

Problém, kterému čelíme, lze vyřešit nastavením přesměrování hovorů ze stávajících městských čísel na nová. To lze provést u operátora, který společnosti „X“ poskytl přístup k telefonní síti prostřednictvím analogových linek.

Nabízíme modernější a praktičtější řešení – využití technologií IP telefonie. Umožní vám nejen uložit číslo, ale také používat analogové telefony, které byly dříve používány.

Strukturujme naše vstupní data z výše uvedeného příkladu.

Na skladě:

1. Dvě analogové linky s telefonními čísly. Jejich zeměpisná poloha (město nebo země) není důležitá.
2. Dva analogové telefony připojené k telefonním linkám.
3. Stabilní přístup k internetu.

Úkoly:

1. Ponechte si svá stávající čísla pevných linek, aniž byste se museli uchýlit k přesměrování hovorů.
2. Příchozí hovory nasměrujte postupně na kancelářské telefony. Pokud se nikdo nehlásí, přesměrujte hovory na zadané číslo mobilního telefonu.
3. Povolte funkci nahrávání hovorů.
4. Nastavte denní a noční hlasové pozdravy pro příchozí hovory.
5. Povolit integraci se systémem Bitrix24 CRM.

K realizaci úkolů je potřeba:

1. Zaregistrujte a připojte následující možnosti PBX:
   • Tři interní čísla;
   • Jedna skupina volání;
   • Dvě položky pro čísla měst;
   • Dvě zvukové nahrávky pro denní a noční pozdravy;
   • Dvě pravidla. Jedno pravidlo pro kontrolu dne v týdnu a druhé pro kontrolu pracovní doby;
   • Integrace s CRM systémem;
   • Alespoň jeden poskytovatel SIP pro umožnění odchozích hovorů a přesměrování hovorů na číslo mobilního telefonu.
2. Hlasová brána FXS+FXO pro připojení městských linek a telefonů.

Spotřební materiál:

• Jeden propojovací kabel UTP kategorie 5e pro připojení hlasové brány k internetovému routeru;
• Dva propojovací kabely pro připojení brány s porty FXO k analogovým telefonním linkám.

Implementujeme řešení založené na hlasové bráně D-Link DVG-7022S. Volba padla na tento konkrétní model ze tří důvodů:

1. Hlasová brána tohoto modelu je k dispozici skladem u společnosti „X“.
2. Zařízení lze připojit ke dvěma analogovým městským linkám a dvěma analogovým telefonním přístrojům. To znamená, že tento model hlasové brány je z hlediska počtu telefonních portů ideální pro řešení problémů, kterým společnost čelí.
3. Zařízení funguje. Model D-Link DVG-7022S byl ukončen, ale to je spíše výhoda než nevýhoda. V našem případě nejsou kladeny žádné zvláštní požadavky na schopnosti zařízení, takže jej lze zakoupit na sekundárním trhu. Použitou bránu můžete koupit téměř za nic, ale zcela vyřeší problémy, kterým čelíme, o nic horší než moderní modely nejnovější generace.

K vyřešení problému je nutné:

1. Proveďte základní nastavení virtuální ústředny.
2. Připojte a nakonfigurujte hlasovou bránu.
3. Nastavení hlasových pozdravů, nahrávání hovorů, časových pravidel, integrace s CRM systémem.

Základní nastavení virtuální ústředny

První věc, kterou musíte pro realizaci svých plánů udělat, je základní nastavení virtuální ústředny. Potřebujeme poskytnout zaměstnancům společnosti „X“ možnost přijímat příchozí hovory od klientů prostřednictvím PBX. V konečné fázi nastavíme hlasové pozdravy, nahrávání hovorů, pravidla, integraci s CRM systémem a další věci (viz článek Připojení analogových linek s městskými čísly k Digital-Telecom Virtual PBX krok za krokem. 3. část).

Vytvoření tří interních čísel – 300, 301 a 302

Internímu číslu 300 přidělíme roli technologické. Bude použit pro směrování hovorů na číslo mobilního telefonu v případech, kdy žádný zaměstnanec nepřijal příchozí hovor.

Telefonní přístroje připojíme na čísla 301 a 302 a přiřadíme je konkrétním zaměstnancům firmy. Řekněme, že Ivan Ivanov bude odpovídat na volání na číslo 301 a my přidělíme číslo 302 Petru Petrovovi.

Pro vytvoření interního čísla je potřeba vybrat položku v hlavním menu „Interní čísla“ a stiskněte tlačítko „Vytvořit číslo“.

Na stránce, která se otevře, vyplňte pole požadovaná pro číslo 300 a klikněte „Uložit“.

V sekci „Parametry čísla rozšíření“ :

V „Číslo“ předepisujeme «300».
V „Název“ Uvádíme jméno zaměstnance. V našem případě se bude jednat o technologické číslo, takže uvedeme název spojený s požadovanou funkčností – „mobilní“.

V sekci Možnosti „Najdi mě/následuj mě“:

V „Číslo“ Registrujeme mobilní číslo, na které budou směrovány příchozí hovory, pokud hovor nikdo nezvedne.
Zapněte vypínač „Povoleno, pokud je vybrána možnost“pro aktivaci možnosti.

Stejným způsobem přidáváme a konfigurujeme čísla „301“ a „302“, ale uvádíme pouze číslo a jméno.

Po provedení nezbytných nastavení se sekce „Interní čísla“ musí obsahovat všechny potřebné údaje o vytvořených číslech.

V hlavní nabídce vyberte sekci „Skupiny volání“ a нажимаем кнопку „Vytvořit novou skupinu hovorů“. V okně, které se otevře, vyplňte pole, která potřebujeme, a klikněte „Uložit“.

Jaké informace musí být poskytnuty:

V „Název“ Nastavíme název skupiny hovorů.
Pole „Číslo“ ponechte prázdné. V současné konfiguraci tuto možnost nebudeme potřebovat.
V „Typ“ Nastavili jsme strategii distribuce příchozích hovorů zaměstnancům.
V grafu „Interní čísla“ Vybíráme uživatele, kterým bude příchozí hovor distribuován. V příkladu používáme typ „konzistentní“, tak bude hovor nejprve přesměrován na číslo 301. V případě, že je obsazeno nebo se jím přidělený pracovník neozve, bude hovor přesměrován na číslo 302. V případě, že ani jedno z těchto čísel neodpoví nebo budou obě obsazená, bude hovor přesměrován na číslo 300 spojené s číslem mobilního telefonu.
Povolit přepínač „Přeskočit, pokud je interní číslo obsazeno nebo není zaregistrováno“. V tomto případě bude druhý hovor okamžitě přesměrován na číslo 302, pokud je číslo 301 obsazeno.
V „Délka hovoru“ Nastavíme časový interval, po který bude hovor směrován na zaměstnance přiřazené k číslům 301 a 302. Pokud v zadaném období nikdo hovor nepřijme nebo budou obě čísla obsazena, bude hovor přesměrován na číslo 300.
Parametr „Po uplynutí čekací doby“ obsahuje seznam akcí, které by měl systém provést, pokud na volání nikdo ze skupiny neodpověděl.

Abychom mohli všechny hovory přesměrovat do skupiny, musíme do sekce přidat čísla „Čísla měst“. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko v příslušné sekci „Přidat číslo“

V okně, které se otevře, vyplňte požadovaná pole:

V „Číslo“ Uvádíme číslo města, které je připojeno k analogové lince.
V „Komentář“ Můžete poskytnout užitečné informace o čísle.
V sekci „Hlasování“ v oboru „Destinace“ Vytvořenou skupinu hovorů specifikujeme tak, aby se příchozí hovory rozdělovaly mezi zaměstnance.

Po přidání části čísla měst „Čísla měst“ musí obsahovat všechny potřebné informace.

Tímto krokem je základní nastavení virtuální ústředny dokončeno. Jediné, co musíme udělat, je nasměrovat hovory na ni. Systém je automaticky rozdělí mezi zaměstnance a odešle je na mobilní telefonní číslo, pokud žádný ze zaměstnanců neodpovídá nebo jsou všechna čísla obsazena. K tomu musíme připojit a nakonfigurovat hlasovou bránu.

Cloudové ústředny jsou nejmodernějším a nejperspektivnějším typem IP telefonie. S pomocí VATS můžete rychle vyřešit otázku organizace komunikace v rámci společnosti a s klienty a také snížit náklady na telefonování a zároveň získat přístup k obrovskému množství obchodních nástrojů. Stejně důležité je, že proces připojení virtuální ústředny je velmi jednoduchý a zabere minimum času.

Možnosti virtuální PBX

Klíčové výhody virtuální PBX pro podnikání

Připojení VATS v podniku je ekonomické, efektivní a flexibilní řešení. Podívejme se na hlavní funkce cloudové telefonie:

• Virtuální PBX je připojena k telefonní lince na cloudovém serveru. To znamená, že společnost nemusí utrácet peníze za vybavení, najímání a školení technických specialistů. Stačí si vybrat tarif a funkce, které pro své podnikání potřebujete.
• Zatímco spuštění stacionární PBX může trvat jeden nebo dva týdny, VATS je připojena a nakonfigurována během několika hodin.
• Zařízení serveru je umístěno u poskytovatele. Zákazník získá pouze přístup k softwaru a v případě potřeby zakoupí SIP telefony a sluchátka pro zaměstnance. V důsledku toho veškeré údržbářské práce provádí poskytovatel služeb. Podpora celého telefonního systému, jeho včasná aktualizace – to vše je na straně operátora. V tomto případě jsou všechny technické služby zahrnuty v předplatném.
• Virtuální PBX se můžete připojit odkudkoli na světě.
• Firemní komunikace mezi zaměstnanci je zdarma.
• Veškeré hlášení o příchozích a odchozích hovorech je kdykoli k dispozici v osobním účtu uživatele.
• Cloud PBX umožňuje připojit libovolný počet zaměstnanců a přijímat hovory ve vícekanálovém režimu.
• Práci na příjmu a přesměrování hovorů lze konfigurovat podle jednotlivých scénářů.
• Když se společnost stěhuje nebo rozšiřuje své podnikání, není potřeba instalovat virtuální PBX – stačí připojit nové linky ke stávající cloudové telefonní síti. Zároveň mohou být pobočky rozptýleny po celém světě.
• VATS umožňuje propojit širokou škálu funkcí nezbytných pro podnikání, jako je integrace s CRM, seznamy zákaznických hovorů, detaily hovorů, hlasové menu a mnoho dalšího.

Možnosti připojení cloudové ústředny

Cloudové ústředny umožňují vybudovat efektivní a koordinovaný komunikační systém v rámci společnosti, spojující všechna oddělení a pobočky, vzdálené zaměstnance bez ohledu na jejich umístění. Funkce dostupné uživatelům VATS jsou rozsáhlou sadou obchodních nástrojů, které vám umožní zlepšit kvalitu zákaznických služeb, poskytnout možnost shromažďovat statistiky o prodejích a poptávkách atd.

Princip fungování cloudových PBX je jednoduchý, stejně jako proces jejich připojení. K tomu nemusíte kupovat a instalovat drahé vybavení, všechny funkce plnohodnotné ústředny budete mít k dispozici, pokud máte na mobilním nebo softwarovém telefonu, tabletu nebo počítači nainstalované připojení k internetu a software.

Další výhodou virtuálních PBX je, že jsou implementovány na bázi svobodného softwaru. Dnes je na trhu více než 20 takových produktů s otevřeným zdrojovým kódem, ze kterých si můžete vybrat tu nejlepší volbu pro jakékoli podnikání. Tyto VATS se od sebe liší sadou funkcí, rozhraním a také náklady na připojení dalších nastavení.

Jak připojit PBX v cloudu

Existují dvě možnosti připojení VATS:

1. VATS jako samostatný produkt. Takové produkty jsou skutečně zdarma a poskytují přístup k velkému množství funkcí a flexibilní konfiguraci systému. Jakékoli další možnosti v nich jsou ale většinou placené.
2. Připojení PBX prostřednictvím telekomunikačního operátora, který takové služby poskytuje. V tomto případě bude stačit jednoduše zakoupit číslo a aktivovat službu, přičemž zaplatíte měsíční poplatek za předplatné. Cena služby závisí na sadě funkcí obsažených v balíčku. Většina operátorů poskytuje možnost vyzkoušet si VATS během bezplatného zkušebního období, které může trvat jeden týden až měsíc.

Měli byste také vzít v úvahu, že při používání bezplatných softwarových PBX mohou nastat potíže s technickou podporou. Používáním VATS jako operátorské služby získáte přístup k její technické podpoře 24/7.

Proces připojení a nastavení VATS bude mít určité rozdíly v závislosti na tom, kterou z výše uvedených možností jste zvolili. Ale v podstatě vše probíhá podle standardního a docela jednoduchého schématu, skládajícího se z 5 stupňů.

Fáze 1. Vytvoření cloudové ústředny

Prvním krokem k vytvoření VATS je registrace na webu operátora nebo poskytovatele. Zde musíte provést řadu standardních akcí: zadejte své jméno, telefonní číslo a e-mail. Poté operátor VATS službu vytvoří a nakonfiguruje a vy obdržíte potvrzovací email s potvrzením, heslem, loginem a odkazem pro přihlášení do systému.

Chcete-li organizovat telefonní komunikaci, musíte vybrat vícekanálové číslo, které se bude používat pro příjem a volání. Poté můžete nakonfigurovat VATS přímo pro vaše obchodní procesy.

Fáze 2. Přidání zaměstnanců

Ve sloupci nabídky „Zaměstnanci“ klikněte na tlačítko „Přidat zaměstnance“ a proveďte následující kroky:

• zadejte své jméno a přihlašovací jméno;
• vytvořit heslo;
• označte polohu;
• nastavit přístupová práva k potřebným funkcím VATS;
• nastavit interní krátké číslo.

Každému uživateli VATS bude přiděleno přihlašovací jméno a heslo automaticky vygenerované při vyplňování zaměstnaneckého formuláře. Pokud si však přejete, můžete změnit přihlašovací jméno i heslo podle svého uvážení. V případě potřeby můžete každému zaměstnanci zadat telefonní číslo, povolit na něj přesměrování hovorů a nastavit dobu, po které bude hovor přesměrován.

Po vyplnění formuláře zaměstnanci obdrží emailem pozvánku do VATS. Každý zaměstnanec má zpravidla omezený přístup k funkcím VATS v souladu s jeho pracovními povinnostmi.

Etapa 3. Vytvoření oddělení

Aby se hovory automaticky rozdělovaly mezi strukturální divize společnosti, musíte vytvořit oddělení tak, že přejdete do příslušné části nabídky a vyberete možnost „Přidat oddělení“. Dále je třeba zadat název a interní číslo oddělení, přidat do něj zaměstnance a vybrat schéma distribuce hovorů.

Také zde můžete vybrat akci v případě, že nikdo z oddělení nemůže hovor přijmout a VATS to automaticky provede. Taková akce může zahrnovat aktivaci záznamníku, přesměrování na jiné oddělení atd.

Fáze 4. Nastavení příchozích hovorů

Příjem příchozích hovorů můžete nakonfigurovat v nabídce „Čísla“. Zde je třeba uvést provozní dobu společnosti, kdy jsou hovory přijímány a jak na ně odpovídat. Například u hovorů přicházejících v pracovní době si můžete nastavit přesměrování na obchodní oddělení a v mimopracovní době je přesměrovat na záznamník nebo samoobslužné menu.

Fáze 5. Připojení dalších možností

Virtuální ústředny umožňují připojení mnoha dalších funkcí, které můžete v případě potřeby vybrat a vypnout. Nejběžnější nástroje, které jsou k dispozici ve většině VATS, jsou:

VATS grafy a statistiky

• statistiky hovorů;
• nahrávání hovorů;
• seznam hovorů;
• záznamník;
• sledování hovorů;
• hlasová pošta;
• automatické volání;
• hlasový pozdrav;
• hlasové menu;
• černá listina;
• integrace s různými obchodními aplikacemi a CRM;
• zavolat zpět.

Ať už si vyberete jakýkoli produkt a operátora, některé z uvedených možností budou součástí základního cloudového balíčku PBX. V případě potřeby můžete snadno připojit a zakázat určité možnosti, abyste maximálně přizpůsobili VATS potřebám vašeho podnikání.

Často kladené otázky:

Je možné mít virtuální PBX na vlastním serveru?

Ne, veškeré potřebné serverové vybavení se nachází na straně operátora New-Tel.

Jaká čísla se mohu připojit k virtuální ústředně?

Federální čísla s kódem 8-800 nebo 8-804, čísla měst v Moskvě, Petrohradu a dalších ruských městech můžete připojit k virtuální pobočkové ústředně z New Tel. Na našem webu naleznete kompletní seznam regionálních čísel pro připojení.

Jeden tarif používám měsíc a nyní chci přejít na jiný. Je to možné?

Snadno! Jednoduše vyberte požadovaný tarif pro vaše obchodní potřeby, poté specialisté New-Tel provedou vzdálenou rekonfiguraci.

Jaké CRM lze integrovat s VATS od New Tel?

Máme hotová řešení pro integraci s nejoblíbenějšími CRM – AmoCRM, Bitrix 24, Wire CRM. Tento seznam je neustále aktualizován. Pokud chcete integrovat telefonii s jiným CRM, jsme připraveni integraci přizpůsobit.

Zefektivněte své podnikání, přejděte na IP telefonii od společnosti New-Tel. Stabilní a spolehlivá komunikace za konkurenceschopné ceny, možnost připojení libovolného počtu čísel pevných linek a čísel 8800, integrace s oblíbenými službami CRM, komplexní analýzy, možnost ukládat nahrávky telefonních hovorů a mnoho dalšího.