Jak vytvořit pracovní plán zaměstnance? | Články NIPKEF

Jednou z podmínek efektivnosti podniku je správná organizace práce a odpočinku personálu. Důležitou roli v tom hraje dobře navržený rozvrh. Poskytuje jasnou představu o tom, kdy pracovní den (nebo směna) začíná a končí, kdy si můžete dát pauzu a dát si klidný oběd nebo se projít v parku vedle.

Dobře promyšlený harmonogram pomáhá organizovat činnost zaměstnanců, zohledňovat období jejich maximální aktivity, optimálně rozkládat pracovní zátěž a zvyšovat tak efektivitu celého týmu i efektivitu podniku jako celku.

Jaký je harmonogram prací? Je to vždy nutné? Kdo je odpovědný za sestavování harmonogramů a co je třeba při jejich sestavování zohlednit? Promluvme si o tom v článku.

Vnitřní pracovní řád společnosti: základní pojmy

Než přejdeme k otázkám tvorby a formalizace pracovních rozvrhů, doporučujeme porozumět klíčovým pojmům pracovní kázně. Právním rámcem upravujícím vztahy mezi zaměstnanci a jejich zaměstnavateli, zejména práva a povinnosti obou stran pracovního procesu, je zákoník práce Ruské federace (LC RF).

Pracovní doba

Jedná se o dobu, kdy člověk pracuje – plní své funkční povinnosti, které jsou uvedeny v pracovní smlouvě a podrobně popsány v náplni práce. Do celkové délky tohoto produktivního období se započítávají i ta časová období, kdy se zaměstnanec věnuje jiným druhům činností (například technologické přestávky).

Běžná pracovní doba (NWH) v souladu s pracovněprávními předpisy nesmí přesáhnout 40 hodin týdně. Číslo se může změnit – nahoru nebo dolů. O tom se rozhoduje individuálně: jsou-li k tomu důvody a podmínky a po dohodě s konkrétním zaměstnancem (nebo zaměstnanci).

Zákon klade odpovědnost za zohlednění skutečně odpracovaných hodin každého zaměstnance na zaměstnavatele.

Způsob

Pracovní doba (hodiny určené zaměstnancům k plnění funkčních povinností) musí být rozvržena v kalendářních obdobích (časové intervaly rovnající se např. týdnu nebo měsíci). Tak se tvoří provozní režim. Každý podnik, každá organizace má své vlastní. Režim stanoví zaměstnavatel. Všechny jeho hlavní parametry jsou uvedeny ve vnitřních pracovních předpisech společnosti. Při vytváření pracovního režimu se v souladu s čl. 100 zákoníku práce Ruské federace se berou v úvahu následující body:

• délka pracovního týdne (možné jsou tyto možnosti: plný – 5/2 nebo 6/1, částečný nebo zkrácený – to znamená méně než 40 hodin, s tzv. klouzavými dny volna);
• vlastnosti rozložení pracovních dnů a dnů volna (jejich pořadí střídání v týdnu);
• začátek a konec RV;
• trvání směny nebo pracovního dne;
• počet směn (pokud má podnik rozvrh práce na směny);
• přestávky;
• individuální pracovní podmínky (například nepravidelná pracovní doba pro jednotlivé zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců).

Za standardní obměnu pracovní doby je považován pětidenní týden – čtyřicetihodinový pracovní týden se dvěma dny volna za sebou.

Možné jsou i jiné formáty:

• Odnímatelné. Jedná se o rozdělení jednoho pracovního dne do více směn (dvě, tři). Tento formát umožňuje kontinuitu výrobních procesů v podniku a jeho zaměstnanci mají čas pracovat v různých směnách po celý měsíc – ranní, denní i noční.
• Flexibilní RV. Takový režim je stanoven individuálně – např. pro těhotné ženy nebo ženy s malými dětmi, pro ty, kteří se starají o zdravotně postižené nebo o studenty apod. Může být zcela flexibilní (kdy se člověk rozhodne, kdy přijde/odejít), nebo pevný (kdy je začátek a konec pracovního dne stanoven dodatečnou dohodou).
• Nepravidelná pracovní doba. Předpokládá práci přesčas z důvodu potřeby výroby.
• Práce na směny. Jedná se o jednu z variant směnného provozu. Rozdíl je v tom, že pracovník musí pracovat daleko od svého trvalého bydliště a není zde možnost vrátit se domů v noci nebo o víkendech. Pokud standardní pracovní směna trvá 12 hodin, pak je délka směny obvykle 1 měsíc (ve výjimečných případech – až 3 měsíce).
• Práce na dálku. Zaměstnanci nepracují v kanceláři, ale na dálku – z domova, coworkingu apod., přičemž využívají internet k plnění svých pracovních úkolů a komunikaci s kolegy nebo vedením.
• Rozdělení pracovního dne na části. Tento formát je možný například ve veřejné dopravě nebo v odvětví obchodu, kde dochází k obdobím snížené aktivity spotřebitelů a tím i snížené pracovní náročnosti. Jeho podstata spočívá v rozdělení pracovní směny či dne na části.

Naplánovat

Jedná se o dokument, který poskytuje jasnou představu o tom, jak bude pracovní síla společnosti rozdělena na určité období – týden nebo měsíc. Harmonogram práce je nejpohodlnější prezentovat ve formě tabulky. Jaké informace obsahuje:

• délka pracovního dne nebo směny;
• přesný čas začátku a konce pracovního dne zaměstnanců;
• počet dnů volna a pracovních dnů.
• čas vyhrazený na přestávky;
• střídání pracovních směn;
• přestávky mezi směnami;

Dokument pomáhá jasně plánovat čas vyhrazený na práci a odpočinek a vizualizovat tento rozvrh.

Harmonogram práce může být

• společné pro všechny zaměstnance;
• individuální – pro konkrétní osobu;
• určeno pro pracovníky konkrétního oddělení nebo strukturální divize společnosti;
• vytvořené pro specifickou skupinu zaměstnanců z různých oddělení.

Schvaluje to vedoucí společnosti. Zaměstnanci si jej musí pečlivě přečíst a svůj souhlas potvrdit podpisem. A rozvrh je samozřejmě povinný: pokud osoba chybí v práci během pracovní doby bez platného důvodu, považuje se to za nepřítomnost.

Proč potřebujete plán RV?

Na legislativní úrovni není zaměstnavatel odpovědný za sestavení rozvrhu. Vyhotovení tohoto dokumentu však umožňuje optimální organizaci pracovního procesu a hlavně eliminovat porušování zákoníku práce.

Dobře navržený plán RV pomáhá vyřešit řadu problémů:

• rozdělit pracovní zátěž všech zaměstnanců;
• odstranit nedostatky a přepracovat;
• zajistit návaznost pracovních procesů (což je pro výrobu nesmírně důležité);
• organizovat produktivní hodiny zaměstnanců;
• sledovat pracovní dobu;
• přesně vypočítat mzdy a náhrady za dovolenou;
• správně určit výši dávek;
• správně vypočítat délku služby atd.

Kdy dělat rozvrhy

Pokud pro všechny zaměstnance společnosti platí jednotný rozvrh práce a odpočinku – například pětidenní týden se dvěma standardními dny volna, není nutné rozvrh sestavovat. V tomto případě postačí zaznamenat všechny aspekty související s rozložením produktivního času do vnitřního rozvrhu práce.

Budete muset vytvořit plán a sledovat pracovní dobu, pokud podnik

• personál pracuje na směny;
• pracovní den je rozdělen na části;
• je vedena souhrnná evidence radioaktivního odpadu;
• Jsou zaměstnanci, pro které je zaveden flexibilní rozvrh nebo jejich pracovní doba není standardizována (tj. předpokládá se přesčasová a přesčasová práce).

Harmonogram práce v takových situacích umožňuje sledovat, jak jsou dodržovány normy práce a odpočinku stanovené zákoníkem práce, kontrolovat případné nedostatky či práci přesčas a eliminovat problémy s dozorovými orgány (například pracovní či daňová inspekce).

Jak vytvořit rozvrh: jaké body je důležité vzít v úvahu

Zákoník práce Ruské federace nestanoví žádné standardizované možnosti pro sestavení rozvrhu práce. Proto má každá společnost právo vybrat si optimální formát – kalendář, diagram, tabulku atd.

Při sestavování harmonogramu se však doporučuje dodržovat určitou strukturu, konkrétně zahrnout do dokumentu takové prvky, jako jsou:

• celý název společnosti;
• oddělení nebo oddělení, pro které se rozvrh zpracovává;
• číslo dokladu;
• datum začátku a konce rozvrhu;
• Celé jméno a funkce manažera;
• Celé jméno a funkce zaměstnance;
• trvání směny nebo pracovního dne;
• počet směn.

Je důležité zajistit místo pro podpis – jak pro vedoucího, který musí harmonogram schválit, tak pro zaměstnance, kteří musí informace zkontrolovat a přijmout k provedení.

K vytvoření rozvrhu nestačí pouze přiřazení lidí do směn. Algoritmus akcí bude následující:

1. Stanovíme účetní období (např. rozvrh práce na směny se většinou sestavuje na měsíc).
2. Vypočítáme fond pracovní doby – spočítáme, kolik hodin je potřeba obsloužit konkrétní pracoviště za konkrétní účetní období.
3. Stanovujeme normy pracovní doby (a přitom nezapomínáme na maximální přípustnou zátěž a nezapočítáváme dovolenou, dobu pracovní neschopnosti a další přestávky v práci).
4. Vypočítáme standardní počet zaměstnanců (k tomu vydělíme fond pracovní doby standardní pracovní dobou).
5. Rozdělíme ji mezi směnové zaměstnance, zaokrouhlujeme na celé jednotky nahoru.
6. S přihlédnutím k rozvrhu dovolených upravujeme výsledná čísla.
7. Sestavený rozvrh uvádíme do souladu s normami práce a odpočinku (nezapomínejme, že podle čl. 110 zákoníku práce Ruské federace mají zaměstnanci nárok na týdenní nepřetržitý odpočinek v délce minimálně 42 hodin).
8. Pokud jsou volné směny (např. když personál není plně obsazen), hledáme možné možnosti práce na částečný úvazek.
9. Vše sestavujeme formou harmonogramu a poskytujeme k nahlédnutí celé pracovní síle.

Mnoho organizací používá složitější a podrobnější formu tabulky, ve které je plán práce kombinován s časovým výkazem.

Kdo je zodpovědný za plánování a evidenci RV

Zákoník práce nespecifikuje, kdo přesně má rozvrhy práce sestavovat a evidovat – každá organizace má právo tyto postupy upravit na úrovni místních regulačních právních aktů nebo příkazů vedení. Interní dokumenty označují osoby odpovědné za tuto oblast práce. Mohou to být personalisté nebo speciálně vyškolení lidé – časoměřiči. Mezi jejich povinnosti patří:

• vedení časových záznamů skutečného času, který zaměstnanci stráví v práci;
• kontrola nad tím, kdy zaměstnanci přicházejí do práce a odcházejí domů;
• informování o pozdních příchodech a nepřítomnosti v práci;
• sledování, zda zaměstnanci včas poskytují potvrzení o pracovní neschopnosti a další dokumenty;
• podávání zpráv o skutečně odpracovaných hodinách, o přesčasech a podčasech, o porušování pracovní kázně atd.

Pokud chcete získat tuto profesi a ovládat všechny nuance časomíry, studium na NIPKEF vám tuto příležitost dá. Program je určen na 2 měsíce (nebo 200 hodin) teorie a praxe. Naučíte se plánovat pracovní režim zaměstnanců, sestavovat pracovní řády, vést časové výkazy a prohloubíte si znalosti zákoníku práce a regulačních právních aktů. Kurz bude užitečný pro personalisty, HR manažery a zástupce příbuzných profesí.